Một công ty đăng ký trụ sở tại TP.HCM nhưng có nhân viên làm việc thường xuyên tại Hà Nội. Một nhân viên khác chuyển về Đà Nẵng sinh sống nhưng vẫn đảm nhiệm công việc marketing, chăm sóc khách hàng và báo cáo trực tuyến cho công ty mỗi ngày.
Đây không còn là mô hình xa lạ, đặc biệt với doanh nghiệp công nghệ, thương mại điện tử, marketing và các đơn vị có đội ngũ làm việc linh hoạt.
Tuy nhiên, khi nhân viên làm việc ở một tỉnh khác với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, bộ phận kế toán và nhân sự cần xem xét nhiều vấn đề: địa điểm làm việc ghi trong hợp đồng lao động, chi phí phục vụ công việc, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và nghĩa vụ đăng ký địa điểm kinh doanh.
Điều quan trọng là phải phân biệt giữa nhân viên làm việc từ xa tại nơi cư trú và doanh nghiệp thực sự tổ chức hoạt động tại một cơ sở ở địa phương khác. Hai tình huống này có thể dẫn đến những nghĩa vụ pháp lý và thuế khác nhau.
Nhân viên làm việc từ xa ở tỉnh khác có phải thay đổi địa chỉ trụ sở công ty?
Câu trả lời là không nhất thiết.
Theo quy định về đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo hồ sơ đăng ký. Việc một nhân viên chuyển nơi sinh sống từ TP.HCM ra Hà Nội hoặc Đà Nẵng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải thay đổi địa chỉ trụ sở.
Ví dụ:
Công ty A có trụ sở tại Quận 1, TP.HCM. Nhân viên thiết kế đồ họa của công ty chuyển về Đà Nẵng sinh sống và tiếp tục làm việc trực tuyến tại nhà. Người lao động vẫn nhận công việc, báo cáo tiến độ, tham gia họp và nhận lương từ công ty tại TP.HCM.
Nếu doanh nghiệp chỉ cho phép nhân viên làm việc tại nhà, không tổ chức một cơ sở hoạt động riêng tại Đà Nẵng thì việc nhân viên cư trú ở địa phương này không tự động làm phát sinh nghĩa vụ thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mô hình làm việc:
- Nhân viên làm việc tại nhà theo thỏa thuận với công ty.
- Nhân viên làm việc luân phiên giữa trụ sở và nơi cư trú.
- Nhân viên được bố trí làm việc tại một văn phòng hoặc cơ sở cố định ở tỉnh khác.
- Doanh nghiệp thuê mặt bằng, bố trí nhân sự thường xuyên và tổ chức hoạt động tại địa phương khác.
Hai trường hợp đầu thường có thể được quản lý theo mô hình làm việc từ xa. Hai trường hợp sau cần xem xét kỹ hơn về bản chất hoạt động để xác định có phải đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh hay không.
Hợp đồng lao động cần ghi địa điểm làm việc như thế nào?
Địa điểm làm việc là một trong những nội dung chủ yếu bắt buộc phải có trong hợp đồng lao động theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.
Vì vậy, nếu nhân viên làm việc thường xuyên tại nhà ở một tỉnh khác, doanh nghiệp không nên chỉ ghi chung chung địa chỉ trụ sở công ty mà bỏ qua nơi làm việc thực tế đã được hai bên thỏa thuận.
Chẳng hạn, hợp đồng có thể thể hiện:
- Địa điểm làm việc: Trụ sở chính của Công ty tại TP.HCM và địa chỉ làm việc từ xa tại nơi cư trú của người lao động ở TP. Đà Nẵng.
- Hình thức làm việc: Làm việc từ xa thông qua hệ thống trực tuyến theo sự phân công và quản lý của công ty.
- Thời gian làm việc: Theo lịch làm việc, thời giờ làm việc và thời gian nghỉ ngơi đã thỏa thuận.
- Trách nhiệm báo cáo: Người lao động thực hiện báo cáo công việc, tham gia họp trực tuyến và phối hợp với bộ phận quản lý theo quy định nội bộ.
Nếu địa điểm làm việc thay đổi thường xuyên, doanh nghiệp cần mô tả phạm vi hoặc các địa điểm làm việc theo thỏa thuận, thay vì chỉ ghi một địa chỉ không còn phù hợp.
Có cần ký phụ lục hợp đồng khi chuyển sang làm việc từ xa?
Nếu hợp đồng hiện tại đã ghi địa điểm làm việc tại trụ sở TP.HCM nhưng hai bên thống nhất chuyển sang làm việc thường xuyên tại nhà ở Hà Nội, doanh nghiệp nên lập phụ lục hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận điều chỉnh nội dung liên quan.
Văn bản này có thể quy định:
- Địa điểm làm việc mới hoặc phạm vi làm việc từ xa.
- Thời điểm bắt đầu áp dụng.
- Thời gian làm việc và cách thức chấm công.
- Phương tiện, thiết bị làm việc do công ty hoặc người lao động cung cấp.
- Quy định bảo mật dữ liệu, thông tin khách hàng.
- Trách nhiệm báo cáo, kiểm tra và đánh giá hiệu quả công việc.
- Chính sách hỗ trợ chi phí Internet, điện, điện thoại hoặc thiết bị làm việc.
Việc thỏa thuận bằng văn bản giúp hạn chế tranh chấp khi phát sinh vấn đề về thời gian làm việc, chi phí hoặc trách nhiệm của mỗi bên.
Chi phí cho nhân viên làm việc từ xa có được tính vào chi phí được trừ?
Khi nhân viên làm việc tại nhà, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm nhiều khoản chi ngoài tiền lương như:
- Hỗ trợ Internet và điện thoại.
- Hỗ trợ tiền điện phục vụ công việc.
- Mua máy tính, màn hình, bàn phím và thiết bị làm việc.
- Chi phí phần mềm, tài khoản họp trực tuyến.
- Chi phí gửi tài liệu, vận chuyển thiết bị.
- Khoản hỗ trợ thiết lập không gian làm việc tại nhà.
Những khoản này có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.
Theo Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi cần thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi thuộc diện bắt buộc.
Doanh nghiệp cần phân biệt từng loại chi phí để xây dựng hồ sơ phù hợp.
Đối với thiết bị do công ty mua và giao cho nhân viên sử dụng
Ví dụ, công ty mua một máy tính xách tay trị giá 25 triệu đồng để giao cho nhân viên làm việc từ xa tại Hà Nội.
Doanh nghiệp nên lưu:
- Đề nghị mua sắm hoặc phê duyệt trang thiết bị.
- Hóa đơn mua hàng.
- Chứng từ thanh toán.
- Biên bản bàn giao thiết bị.
- Thông tin người nhận và mục đích sử dụng.
- Hồ sơ theo dõi, quản lý tài sản hoặc công cụ dụng cụ.
Nếu thiết bị đủ điều kiện ghi nhận là tài sản cố định, doanh nghiệp thực hiện trích khấu hao theo quy định. Nếu không đủ điều kiện, kế toán xem xét ghi nhận hoặc phân bổ theo bản chất và thời gian sử dụng.
Đối với khoản hỗ trợ Internet, điện thoại và chi phí làm việc tại nhà
Doanh nghiệp nên ban hành quy chế hoặc chính sách hỗ trợ áp dụng thống nhất, trong đó nêu rõ đối tượng được hưởng, mức hỗ trợ, điều kiện thanh toán và mục đích sử dụng.
Nếu là khoản chi trả cho người lao động, cần xem xét bản chất khoản tiền để xác định cách xử lý thuế TNCN và thuế TNDN. Không nên mặc định mọi khoản hỗ trợ mang tên “chi phí làm việc từ xa” đều được miễn thuế TNCN hoặc đương nhiên được tính vào chi phí được trừ.
Với khoản hoàn trả chi phí thực tế do nhân viên chi hộ, doanh nghiệp nên có quy trình phê duyệt, hóa đơn chứng từ và tài liệu chứng minh khoản chi phục vụ công việc.
Thuế TNCN của nhân viên làm việc từ xa kê khai ở tỉnh nào?
Đây là vấn đề dễ gây nhầm lẫn khi doanh nghiệp có nhân viên cư trú và làm việc tại nhiều địa phương.
Cần phân biệt hai yếu tố:
- Nơi người lao động cư trú hoặc thực tế làm việc.
- Nơi doanh nghiệp có đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh đã đăng ký.
Đối với trường hợp doanh nghiệp chỉ có trụ sở tại TP.HCM, nhân viên làm việc từ xa tại nhà ở Hà Nội và công ty vẫn quản lý, trả lương tập trung tại trụ sở chính, không thành lập chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh tại Hà Nội, doanh nghiệp không nên tự động xem đây là trường hợp phải phân bổ thuế TNCN cho Hà Nội chỉ vì nhân viên đang sinh sống tại đó.
Việc kê khai, khấu trừ thuế TNCN thực hiện theo cơ chế áp dụng đối với doanh nghiệp và người lao động, căn cứ quy định về quản lý thuế và nơi nộp hồ sơ khai thuế của đơn vị.
Trường hợp có chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh ở tỉnh khác
Nếu doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác và người lao động làm việc tại các đơn vị, địa điểm này, nghĩa vụ phân bổ thuế TNCN có thể phát sinh.
Theo Điều 19 Thông tư 80/2021/TT-BTC, trường hợp doanh nghiệp chi trả tiền lương cho người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh ở tỉnh khác với nơi đặt trụ sở chính, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế, kê khai tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp và lập bảng phân bổ số thuế phải nộp cho địa phương theo quy định.
Ví dụ:
Công ty A có trụ sở tại TP.HCM và thành lập một địa điểm kinh doanh tại Đà Nẵng. Nhân viên làm việc tại địa điểm kinh doanh này và nhận lương tập trung từ trụ sở chính.
Trong tình huống đó, kế toán cần kiểm tra nghĩa vụ lập phụ lục phân bổ thuế TNCN và nộp số thuế được phân bổ cho địa phương theo quy định.
Như vậy, không phải cứ có nhân viên ở tỉnh khác là phải phân bổ thuế TNCN. Yếu tố quan trọng là mô hình tổ chức hoạt động và tình trạng đăng ký đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhân viên làm việc từ xa có phải tham gia bảo hiểm xã hội tại tỉnh nơi cư trú?
Việc người lao động làm việc từ xa không làm mất đi nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc nếu họ thuộc đối tượng tham gia theo quy định.
Theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc nhóm đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, trừ các trường hợp loại trừ theo luật.
Điều này có nghĩa là:
- Nhân viên làm việc tại nhà ở Đà Nẵng vẫn thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc nếu đáp ứng điều kiện.
- Nhân viên làm việc tại Hà Nội không được miễn đóng BHXH chỉ vì không đến văn phòng công ty.
- Doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm đăng ký, đóng và thực hiện các thủ tục BHXH theo quy định.
Đóng BHXH theo địa chỉ trụ sở hay nơi nhân viên làm việc?
Cần phân biệt địa điểm người lao động làm việc với đơn vị sử dụng lao động và cơ quan BHXH quản lý việc đóng bảo hiểm.
Nếu doanh nghiệp chỉ có một trụ sở tại TP.HCM và nhân viên làm việc từ xa tại tỉnh khác, việc chuyển nơi cư trú của nhân viên không tự động làm phát sinh nghĩa vụ chuyển đơn vị tham gia BHXH sang địa phương đó.
Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục BHXH theo đơn vị sử dụng lao động và cơ quan BHXH có thẩm quyền quản lý theo quy định.
Nếu doanh nghiệp thành lập chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc tại địa phương khác, cần rà soát mô hình đăng ký tham gia và quản lý đóng BHXH của đơn vị đó để thực hiện đúng quy định.
Ngoài BHXH, doanh nghiệp cũng cần lưu ý nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo đối tượng áp dụng.
Có nhân viên thường xuyên làm việc ở tỉnh khác, doanh nghiệp có phải đăng ký địa điểm kinh doanh?
Không phải mọi trường hợp có nhân viên làm việc ở địa phương khác đều phải thành lập địa điểm kinh doanh.
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh và thực hiện thủ tục thông báo theo quy định.
Tuy nhiên, việc xác định có phải đăng ký hay không cần căn cứ vào bản chất hoạt động thực tế, không chỉ căn cứ vào địa chỉ cư trú của người lao động.
Có thể phân biệt như sau:
| Tình huống | Hướng xử lý cần xem xét |
| Một nhân viên làm việc tại nhà theo thỏa thuận với công ty | Không tự động phát sinh nghĩa vụ đăng ký địa điểm kinh doanh |
| Nhân viên làm việc từ xa, công ty không thuê mặt bằng hoặc tổ chức cơ sở riêng | Quản lý theo thỏa thuận làm việc từ xa và hồ sơ lao động |
| Công ty thuê văn phòng tại tỉnh khác để nhân viên làm việc thường xuyên | Cần đánh giá mô hình hoạt động để xác định có phải đăng ký địa điểm kinh doanh, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện |
| Công ty mở cơ sở tiếp nhận khách hàng, triển khai hoạt động kinh doanh tại tỉnh khác | Cần xem xét nghĩa vụ đăng ký đơn vị, địa điểm hoạt động phù hợp |
Ví dụ, Công ty B có trụ sở tại TP.HCM và thuê một văn phòng tại Hà Nội để bố trí 15 nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng làm việc cố định. Công ty có người quản lý tại đây, tổ chức hoạt động thường xuyên và sử dụng địa chỉ này làm nơi giao dịch.
Trường hợp này khác với việc một nhân viên làm việc tại nhà riêng. Doanh nghiệp cần xem xét việc đăng ký địa điểm kinh doanh, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tùy theo chức năng và hoạt động thực tế.
Nếu địa điểm kinh doanh được thành lập tại tỉnh khác, doanh nghiệp cũng cần rà soát các nghĩa vụ thuế và thủ tục liên quan, bao gồm việc phân bổ thuế TNCN trong trường hợp thuộc diện áp dụng.
Bộ hồ sơ doanh nghiệp nên lưu khi có nhân viên làm việc từ xa
Để hạn chế rủi ro khi kiểm tra lao động, thuế và kế toán, doanh nghiệp nên xây dựng bộ hồ sơ quản lý riêng cho nhân viên làm việc từ xa.
| Nhóm hồ sơ | Tài liệu cần lưu |
| Hồ sơ lao động | Hợp đồng lao động, phụ lục hoặc thỏa thuận làm việc từ xa |
| Quản lý công việc | Quy chế làm việc từ xa, bảng chấm công, báo cáo công việc, kết quả đánh giá |
| Tiền lương | Bảng lương, chứng từ trả lương, hồ sơ phụ cấp |
| Thuế TNCN | Hồ sơ khấu trừ, kê khai, chứng từ nộp thuế và hồ sơ quyết toán |
| Bảo hiểm | Hồ sơ đăng ký tham gia, điều chỉnh và chứng từ đóng BHXH, BHYT, BHTN |
| Chi phí làm việc | Đề nghị hỗ trợ, hóa đơn, chứng từ thanh toán, quy chế chi phí |
| Tài sản, thiết bị | Biên bản bàn giao, hồ sơ quản lý và thu hồi thiết bị |
Đặc biệt, doanh nghiệp nên có quy định rõ về trách nhiệm bảo mật dữ liệu khi nhân viên truy cập hệ thống từ bên ngoài văn phòng. Với doanh nghiệp công nghệ, thương mại điện tử hoặc marketing, đây là nội dung quan trọng vì nhân viên có thể thường xuyên tiếp cận dữ liệu khách hàng, tài khoản quảng cáo và thông tin kinh doanh.
Luật Minh Châu hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ lao động và thuế
Mô hình làm việc từ xa giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự linh hoạt, giảm chi phí văn phòng và mở rộng phạm vi tuyển dụng. Tuy nhiên, nếu không xây dựng quy trình quản lý ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi xác định địa điểm làm việc, tính hợp lệ của chi phí hỗ trợ, nghĩa vụ thuế TNCN và trách nhiệm tham gia bảo hiểm.
Luật Minh Châu hỗ trợ doanh nghiệp:
- Rà soát hợp đồng lao động và thỏa thuận làm việc từ xa.
- Tư vấn hồ sơ chi phí tiền lương, phụ cấp và khoản hỗ trợ nhân viên.
- Kiểm tra việc khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế TNCN.
- Hướng dẫn hồ sơ tham gia và quản lý BHXH, BHYT, BHTN.
- Rà soát nghĩa vụ đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp tổ chức hoạt động tại tỉnh khác.
- Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ kế toán, thuế phục vụ công tác kiểm tra và giải trình.
Doanh nghiệp không nên chỉ xem làm việc từ xa là một thay đổi về cách thức chấm công. Đây còn là vấn đề liên quan đến quản trị lao động, hồ sơ kế toán và nghĩa vụ thuế. Việc rà soát đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt mà vẫn bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật.