“Số biên lai” hay “biên lai” là cụm từ chắc hẳn ai cũng rất quen thuộc khi tiến hành nộp phí, lệ phí khi tiến hành các giao dịch liên quan đến ngân sách nhà nước trong cuộc sống thường nhật. Nhưng để hiểu rõ về cách thức quy định cũng như ý nghĩa của những con số trên biên lai thì không phải ai cũng biết. Vậy những con số này có ý nghĩa gì và được sử dụng nhằm mục đích nào? Luật Minh Châu sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
>>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ đăng ký kinh doanh tại Đồng Nai trọn gói (miễn phí báo cáo thuế 1-3 tháng)
Số biên lai là gì?
Đầu tiên, ta đi vào tìm hiểu định nghĩa chung, có thể hiểu số biên lai chính là những con số được in trên biên lai. Tồn tại dưới dạng dãy số tự nhiên liên tiếp gồm 7 chữ số và thường được mở đầu với số 0000001. Bên cạnh dãy số này có thể có thêm các ký hiệu biên lai tạo thành một dãy ký tự. Qua đó giúp phân biệt, phân loại các loại biên lai với nhau.
Biên lai thu tiền.
Theo quy định pháp luật tại Điều 2 Thông tư 303/2016/TT-BTC thì biên lai chính là chứng từ lập ra khi thu lệ phí. Nói cách khác, nó quy định thông tin chi tiết về số tiền, số phí của giao dịch đã thực hiện liên quan đến ngân sách nhà nước.
Các loại biên lai
Biên lai có hai loại: đó là biên lai tồn tại dưới hình thức tem, giấy và biên lai điện tử. Trong đó, biên lai giấy thường được sử dụng nhiều hơn và ta dễ dàng bắt gặp khi thực hiện các giao dịch tại ngân hàng. Tuy nhiên, với thời đại 4.0 hiện nay thì việc sử dụng biên lai điện tử ngày càng được nhân rộng, đặc biệt là giới trẻ vì sự tiện dụng và phù hợp thời đại.
Biên lai điện tử.
Thông tin cần có trong 1 biên lai
Nội dung được đề cập tại một biên lai bao gồm các yếu tố sau mới được coi là hợp lệ:
- Tên của loại biên lai (giúp phân biệt các loại biên lai với nhau và tránh gây nhầm lẫn).
- Ký hiệu mẫu biên và ký hiệu biên lai
- Số thứ tự (gồm 7 chữ số) của biên lai
- Các liên của biên lai. Có hai liên, một liên sẽ do bên tổ chức thu lưu lại và một liên sẽ giao cho người nộp phí.
- Thông tin của tổ chức thu lệ phí (thường là mã số thuế, tên tổ chức)
- Thông tin số tiền phải nộp bằng số và chữ
- Thời gian lập biên lai (địa điểm, ngày tháng năm lập biên lai)
- Chữ ký của các bên và đóng dấu
Lưu ý khi lập biên lai
Biên lai phải được lập theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn để đảm bảo tính đồng nhất, tránh gây trùng lập.
Kế tiếp, nội dung tại biên lai phải được quy định đúng với nội dung của giao dịch và phải được thống nhất trên các liên.
Số biên lai phải được đồng nhất tại các liên của một giao dịch. Nếu ghi sai thì không được bỏ hoặc nếu đã xé thì phải kèm thêm tờ biên lai gốc đã ghi sai để đảm bảo tính xác thực,
Biên lai có hiệu lực khi có chữ ký và đóng dấu của tổ chức thu lệ phí. Việc đóng dấu cũng phải tuân thủ theo quy định pháp luật là đóng dấu ở góc trên, lệch sang bên trái của tờ liên 2.
Nếu đã tuân thủ đúng các lưu ý trên thì biên lai này mới coi là hợp lệ và được sử dụng vào việc hạch toán và quyết toán. Ngược lại, nếu không đáp ứng được thì biên lai này không có giá trị thanh toán nên cũng sẽ không được coi là chứng từ để đảm bảo cho việc hạch toán, quyết toán của giao dịch. Do đó, khi lập biên lai cần cẩn thận để hạn chế thấp nhất sai sót vì quá trình tiêu hủy biên lai gây tốn thời gian và phải tuân thủ theo quy trình phức tạp.
Các trường hợp biên lai phải bị tiêu hủy
- Đầu tiên là biên lai bị sai thông tin, trùng hoặc thừa thông tin thì cần được hủy trước khi tiến hành thanh lý hợp đồng.
- Các biên lai đã được lập nhưng thuộc diện bị tiêu hủy của các đơn vị kế toán
- Các biên lai không sử dụng
- Riêng đối với các biên lai liên quan đến các vụ án thì nó được coi là vật chứng nên không được tiêu hủy mà phải xử lý theo quy định pháp luật.
Tiêu hủy biên lai.
Qua bài viết trên, Luật Minh Châu hy vọng bạn đã có thêm thông tin về các quy định liên quan đến số biên lai cũng như biên lai từ các giao dịch thu phí, lệ phí liên quan đến ngân sách nhà nước, từ đó có cái nhìn tổng quan về vấn đề trên cũng như một số vấn đề pháp lý liên quan. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc muốn tìm hiểu thêm về các vấn đề đã trình bày trên, vui lòng liên hệ đến Luật Minh Châu để được hỗ trợ.