Trong quản trị doanh nghiệp, doanh thu không chỉ là thước đo kết quả kinh doanh mà còn là căn cứ để tính lợi nhuận, nộp thuế và đánh giá sức khỏe tài chính. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các công ty mới khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ – thường mắc sai lầm trong việc ghi nhận doanh thu. Việc này không chỉ làm sai lệch báo cáo tài chính mà còn tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng nếu bị cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra.
Doanh thu được ghi nhận thế nào cho đúng luật?
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 14) và các quy định của Luật Kế toán, doanh thu chỉ được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao rủi ro và lợi ích gắn liền với hàng hóa/dịch vụ cho bên mua.
- Không còn quyền quản lý hay quyền kiểm soát đối với hàng hóa/dịch vụ.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch.
- Chi phí liên quan đến giao dịch có thể được xác định một cách đáng tin cậy.
Nói cách khác, doanh thu không thể ghi nhận “dự đoán” hay “ước lượng”, mà phải có cơ sở pháp lý và chứng từ cụ thể: hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao, nghiệm thu…
Các sai phạm thường gặp khi ghi nhận doanh thu
Ghi nhận doanh thu khi chưa bàn giao hàng hóa/dịch vụ
Ví dụ như sau: Doanh nghiệp xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu khi hợp đồng mới ký, hàng chưa giao, dịch vụ chưa hoàn tất.
Dồn doanh thu để thuận lợi báo cáo
Một số doanh nghiệp cố tình ghi nhận doanh thu của kỳ sau vào kỳ này nhằm tăng lợi nhuận, phục vụ mục tiêu vay vốn, gọi vốn, hoặc giữ hình ảnh với cổ đông.
Trì hoãn ghi nhận doanh thu để giảm thuế
Ngược lại, có doanh nghiệp cố tình trì hoãn ghi nhận doanh thu sang kỳ sau nhằm giảm số thuế TNDN phải nộp trong kỳ.
Ghi nhận doanh thu ảo
Doanh nghiệp tạo hợp đồng khống, xuất hóa đơn “ma” để nâng khống doanh thu. Đây là hành vi gian lận thuế, thậm chí có dấu hiệu hình sự.
Nhầm lẫn doanh thu và thu nhập khác
Một số doanh nghiệp ghi cả khoản thu nhập tài chính, thu nhập bất thường (bán tài sản, thanh lý hợp đồng) vào doanh thu, khiến báo cáo sai lệch.
Rủi ro pháp lý khi ghi nhận sai doanh thu
Việc ghi nhận doanh thu sai cách không chỉ ảnh hưởng đến quản trị nội bộ mà còn dẫn đến nhiều hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
Rủi ro về thuế
- Bị truy thu và phạt thuế: Nếu doanh thu bị ghi nhận sai dẫn đến kê khai thuế TNDN hoặc VAT sai, doanh nghiệp có thể bị truy thu và phạt từ 10% – 20% số thuế thiếu, cộng tiền chậm nộp (0,03%/ngày).
- Không được khấu trừ VAT đầu vào: Doanh thu sai khiến hóa đơn đầu vào/đầu ra không khớp, mất quyền khấu trừ VAT.
Nếu một công ty ghi nhận doanh thu ảo để tăng lợi nhuận vay vốn ngân hàng. Khi bị cơ quan thuế thanh tra, không chỉ phải điều chỉnh báo cáo, công ty còn bị truy thu VAT và phạt hành chính hàng trăm triệu đồng.
Rủi ro dân sự – hợp đồng
- Nếu doanh nghiệp ghi nhận doanh thu trước khi bàn giao hàng/dịch vụ, khách hàng có thể khiếu nại, kiện cáo vì “thanh toán cho dịch vụ chưa hoàn thành”.
- Trong trường hợp doanh nghiệp phá sản hoặc tranh chấp, báo cáo tài chính bị xác định gian dối có thể khiến hợp đồng, cam kết đầu tư bị hủy bỏ.
Rủi ro hình sự
Theo Bộ luật Hình sự 2015, nếu doanh nghiệp cố tình làm giả chứng từ kế toán, báo cáo tài chính để trốn thuế hoặc lừa đảo, người đứng đầu có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
- Điều 221: Tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng.
- Điều 200: Tội trốn thuế, mức phạt tù đến 7 năm, phạt tiền đến 3 tỷ đồng.
Rủi ro uy tín và tài chính
- Doanh nghiệp bị mất niềm tin từ ngân hàng, nhà đầu tư, đối tác.
- Bị kiểm toán lưu ý hoặc từ chối xác nhận báo cáo tài chính.
- Khả năng gọi vốn, niêm yết chứng khoán bị ảnh hưởng nặng nề.
Vì sao startup và SME dễ mắc sai lầm về doanh thu?
- Thiếu kiến thức kế toán – thuế: Nhiều startup chỉ tập trung bán hàng, ít quan tâm đến chuẩn mực kế toán.
- Chạy theo nhà đầu tư: Để tạo “bức tranh đẹp”, startup thường có xu hướng phóng đại doanh thu.
- Hệ thống quản trị lỏng lẻo: SME chưa có bộ phận kiểm soát nội bộ, dễ nhầm lẫn giữa doanh thu, thu nhập khác, tạm ứng.
- Tâm lý né thuế: Một số doanh nghiệp nhỏ cố tình “dời” doanh thu sang kỳ khác để giảm nghĩa vụ thuế.
Cách giảm thiểu rủi ro khi ghi nhận doanh thu
Tuân thủ chuẩn mực kế toán
Doanh nghiệp phải căn cứ vào chuẩn mực VAS 14 (hoặc IFRS nếu áp dụng quốc tế). Không được ghi nhận doanh thu nếu chưa chuyển giao rủi ro và quyền sở hữu.
Lập chứng từ đầy đủ
Mọi giao dịch bán hàng, cung ứng dịch vụ phải có:
- Hợp đồng kinh tế.
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu.
- Hóa đơn hợp pháp.
Đây là căn cứ pháp lý để ghi nhận doanh thu hợp lệ.
Kiểm toán, soát xét định kỳ
Các doanh nghiệp, đặc biệt là công ty cổ phần, nên thuê kiểm toán độc lập để soát xét báo cáo, phát hiện sớm sai sót về doanh thu.
Đào tạo và sử dụng dịch vụ kế toán – thuế
Nhân sự kế toán cần được đào tạo bài bản. Với startup hoặc doanh nghiệp nhỏ, nên sử dụng dịch vụ kế toán – thuế chuyên nghiệp để tránh sai lầm đáng tiếc.
Doanh thu là “huyết mạch” của doanh nghiệp, nhưng nếu ghi nhận sai cách, hậu quả không chỉ dừng ở con số trên báo cáo. Nó có thể kéo theo truy thu thuế, tranh chấp hợp đồng, mất uy tín, thậm chí trách nhiệm hình sự.
Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt, startup và SME càng cần minh bạch, cẩn trọng trong việc ghi nhận doanh thu. Một báo cáo đúng, đủ và trung thực không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, mà còn là nền tảng để xây dựng uy tín lâu dài với nhà đầu tư, đối tác và thị trường.