Trong năm 2025-2026, với hơn 150.000 doanh nghiệp mới thành lập mỗi năm theo Bộ Kế hoạch và Đầu tư, thủ tục đăng ký kinh doanh qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia đã trở thành bắt buộc theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, nhiều hồ sơ vẫn bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, dẫn đến chậm trễ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (thường chỉ 3 ngày làm việc nếu hợp lệ). Theo thống kê từ Sở Kế hoạch và Đầu tư các tỉnh, tỷ lệ hồ sơ bị trả có thể lên đến 20-30% ở giai đoạn đầu, chủ yếu do lỗi chủ quan. Dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025) và Nghị định 168/2025/NĐ-CP, bài viết này liệt kê các lỗi phổ biến nhất, kèm cách khắc phục để bạn tránh mất thời gian và chi phí.
Lỗi về tên doanh nghiệp- lỗi phổ biến nhất:
Tên doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên bị kiểm tra nghiêm ngặt theo Điều 41 Luật Doanh nghiệp. Các lỗi thường gặp:
- Tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký (ví dụ: thêm “Mới”, “Pro” nhưng đọc giống tên cũ).
- Sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục, văn hóa, hoặc từ cấm như tên cơ quan nhà nước, danh nhân mà không được phép.
- Không tra cứu trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Hậu quả của lỗi này là hồ sơ bị từ chối ngay lập tức, phải sửa và nộp lại. Theo các dịch vụ tư vấn, đây chiếm đến 40% trường hợp bị trả.
Để tránh trường hợp này thì chủ doanh nghiệp cần tra cứu tên miễn phí trên dangkykinhdoanh.gov.vn trước khi nộp. Chọn tên độc đáo, kết hợp yếu tố riêng biệt.
Thiếu hoặc sai giấy tờ trong hồ sơ
Hồ sơ đăng ký phải đầy đủ theo Điều 20-22 Luật Doanh nghiệp (sửa đổi). Lỗi phổ biến:
- Thiếu bản sao giấy tờ pháp lý (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của thành viên/cổ đông/người đại diện pháp luật.
- Thiếu Điều lệ công ty (đối với TNHH, cổ phần) hoặc danh sách thành viên/cổ đông.
- Từ 01/7/2025, thiếu thông tin và danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (beneficial owner) – điểm mới theo Luật sửa đổi 2025.
- Giấy tờ không chứng thực hoặc hết hạn.
Để tránh trường hợp này chủ doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ danh sách hồ sơ theo loại hình doanh nghiệp trên cổng đăng ký. Sử dụng chữ ký số để nộp trực tuyến, đảm bảo file scan rõ nét.
Thông tin kê khai không chính xác hoặc mâu thuẫn
Lỗi này thường xảy ra khi điền Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp:
- Sai thông tin cá nhân (số CCCD, địa chỉ, ngày sinh) so với giấy tờ gốc.
- Mâu thuẫn giữa các tài liệu (ví dụ: vốn điều lệ trong Giấy đề nghị khác với Điều lệ công ty).
- Sai địa chỉ trụ sở chính (không cụ thể, hoặc trùng địa chỉ bị cấm).
Hậu quả là cơ quan đăng ký kinh doanh ra thông báo sửa đổi, bổ sung trong 60 ngày theo Điều 32 Nghị định 168/2025.
Tránh lỗi này xảy ra, cần đọc kỹ hướng dẫn trên cổng, kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi ký số. Sử dụng mẫu chuẩn từ hệ thống.
Lỗi về ngành nghề kinh doanh và mã ngành
Theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg về hệ thống ngành nghề:
- Đăng ký ngành nghề có điều kiện nhưng chưa đủ giấy phép con.
- Sai mã ngành VSIC, hoặc đăng ký ngành cấm (như kinh doanh vũ khí mà không được phép).
- Không bổ sung ngành nghề cần thiết cho hoạt động thực tế.
Từ năm 2025, nhiều trường hợp bị trả vì mã ngành không khớp với mô tả hoạt động.
Để tránh trường hợp này cần tra cứu mã ngành chính xác trên cổng thông tin. Nếu ngành có điều kiện, tạm bỏ và bổ sung sau khi có giấy phép.
Lỗi kỹ thuật khi nộp hồ sơ trực tuyến Kỹ
Với đăng ký qua mạng bắt buộc:
- File hồ sơ sai định dạng (không PDF, dung lượng quá lớn).
- Chữ ký số không hợp lệ hoặc hết hạn.
- Lỗi hệ thống (dù hiếm hơn năm 2025, nhưng vẫn xảy ra ở một số tỉnh).
- Không nhận thông báo bổ sung do sai email/số điện thoại.
Do đó cần sử dụng chữ ký số từ nhà cung cấp uy tín (VNPT-CA, Viettel-CA). Theo dõi hồ sơ qua tài khoản đăng ký.
Các lỗi khác theo quy định mới 2025-2026
- Không kê khai chủ sở hữu hưởng lợi (bắt buộc từ 01/7/2025 cho TNHH, cổ phần, hợp danh).
- Vốn điều lệ không phù hợp (quá thấp với ngành nghề yêu cầu vốn pháp định).
- Hồ sơ nộp sau thời hạn sửa đổi (60 ngày) dẫn đến hủy hồ sơ.
Phạt vi phạm có thể lên đến 30 triệu đồng nếu kê khai sai sự thật.
Như vậy để tránh bị trả hồ sơ cần chuẩn bị kỹ, đọc kỹ hướng dẫn, tra cứu trước hoặc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp của bên thứ 3 để đảm bảo không bị lỗi và đúng thời hạn đề ra.