Theo như thông tư 78/2021/TT-BTC về việc triển khai hóa đơn điện tử có quy định cách thức xử lý đối với hóa đơn điện tử đã gửi đến cơ quan thuế có sai sót. Việc xuất hóa đơn có mã của cơ quan thuế cũng có những sai sót phổ biến như là: sai địa chỉ, tên công ty, mã số thuế…. Trong bài viết dưới đây Luật Minh Châu sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn cách để xử lý hủy hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Các trường hợp phải hủy hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế
Căn cứ quy định Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định những trường hợp xuất hóa đơn có mã cơ quan thuế mà bị sai như sau:
Trường hợp Hóa đơn điện tử được cấp mã nhưng người bán chưa gửi đến người mua
- Bên bán thực hiện thông báo đến cơ quan thuế theo như Mẫu 04/SS-HDDT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về c hủy hóa đơn điện tử có sai sót.
- Bên bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay cho hóa đơn đã lập để gửi lại cho người mua. Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
- Bên bán sẽ gửi lại hóa đơn điện tử thay thế được cấp mã cho người mua.
Trường hợp người bán lập hóa đơn gửi người mua khi thu tiền trước hay trong khi cung cấp dịch vụ sau đó lại có phát sinh việc hủy hoặc là chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.
Việc mua bán cần xuất hóa đơn
- Trong trường hợp này người bán sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập bằng cách đó là thông báo với cơ quan thuế việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HDDT
- Sau khi đã thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn này, đơn vị đồng thời sẽ hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm.
Trường hợp Hóa đơn điện tử được phát hiện ra sai sót sau khi gửi cho người mua (sai sót về địa chỉ, tên của người mua)
- Người bán thông báo cho người mua việc hóa đơn điện tử đã lập bị sai sót, người bán sẽ không phải lập lại hóa đơn điện tử
- Người bán thực hiện thông báo đến cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu 04/SS-HDDT
- Người bán gửi cho người mua kết quả thông báo đã gửi cho cơ quan thuế liên quan đến sai sót
Trường hợp hóa đơn điện tử được phát hiện ra sai sót sau khi đã gửi cho người mua sai sót về các nội dung quan trọng như mã tiền thuế, tổng tiền, hàng hóa dịch vụ số thuế, thành tiền …)
Người bán và người mua thỏa thuận chọn 1 trong 2 phương thức xử lý như sau:
- Phương án 1: Người bán lập hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn sai sót. Cách này người bán và người mua sẽ lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót, nội dung văn bản điều chỉnh cần phải ghi rõ nội dung sai sót trước cũng như sau khi điều chỉnh, sau khi người bán lập ra hóa đơn điện tử để điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số hóa đơn, …ngày…tháng…năm”.
Có những hóa đơn xuất sai thông tin
- Phương án 2: Kế toán lập ra hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử có sai sót. Với trường hợp này cả người bán và người mua phải lập văn bản thoả thuận hủy hóa đơn sai sót (nội dung phải ghi rõ sai sót), sau đó người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai sót. Hóa đơn mới có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số hóa đơn…ngày…tháng…năm”
Sau khi thông báo đến cho cơ quan thuế về hóa đơn được cấp mã có sai sót theo mẫu 04/SS-HDDT. Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn đã được cấp mã sai sót.
- Người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc là thay thế gửi cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn
- Người bán gửi hóa đơn điện tử vừa mới lập cho người mua.
Phân biệt Hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn CÓ MÃ của cơ quan thuế đó là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi mà tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiến hành gửi cho bên mua.
Nên phân biệt hóa đơn có mã và không mã của cơ quan thuế
+ Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất được hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và có một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa vào thông tin của bên bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn KHÔNG CÓ MÃ của cơ quan thuế là hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho bên mua mà không có mã của cơ quan thuế
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về quy định về việc hủy hóa đơn có mã của cơ quan thuế. Hy vọng nội dung này của chúng tôi sẽ hữu ích với các các bạn trong quá trình xử lý kịp thời khi hóa đơn gặp sai sót. Mọi thắc mắc hãy liên hệ Luật Minh Châu ngay nhé: https://luatminhchau.vn/.
>>> Xem ngay: Thủ tục, giấy tờ cần có để thành công ty tại Đồng Nai và các tỉnh thành khác trên toàn quốc