Trong quá trình kinh doanh, không ít doanh nghiệp có khoản tiền nhàn rỗi tạm thời và muốn hỗ trợ đối tác giải quyết khó khăn về dòng tiền. Chẳng hạn, Công ty A đang có 2 tỷ đồng chưa cần sử dụng nên chuyển cho Công ty B mượn trong 6 tháng, với dự kiến khi đến hạn B sẽ hoàn trả toàn bộ số tiền.
Hai bên có thể đã hợp tác nhiều năm, lãnh đạo quen biết nhau hoặc cùng thuộc một nhóm doanh nghiệp. Vì vậy, giao dịch đôi khi chỉ được thực hiện bằng một lệnh chuyển khoản, một tin nhắn xác nhận hoặc thỏa thuận miệng mà không có hợp đồng vay và hồ sơ kế toán đầy đủ.
Cách làm này tiềm ẩn nhiều rủi ro. Khi cần thu hồi tiền, đối chiếu công nợ hoặc giải trình với cơ quan thuế, Công ty A có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh mục đích chuyển tiền, thời hạn hoàn trả, lãi suất và bản chất giao dịch.
Vậy doanh nghiệp cho công ty khác mượn tiền có bắt buộc lập hợp đồng không? Có phải tính lãi, xuất hóa đơn hay kê khai thuế? Nếu hai bên có quan hệ liên kết thì cần lưu ý những gì?
Công ty cho doanh nghiệp khác mượn tiền có phải lập hợp đồng không?
Pháp luật dân sự không mặc nhiên yêu cầu mọi giao dịch vay tiền giữa hai doanh nghiệp đều phải được lập thành văn bản mới có hiệu lực. Tuy nhiên, với khoản vay có giá trị lớn như 2 tỷ đồng, việc lập hợp đồng bằng văn bản là biện pháp cần thiết để xác định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên.
Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng vay tài sản là thỏa thuận theo đó bên cho vay giao tài sản cho bên vay; khi đến hạn, bên vay phải hoàn trả tài sản theo thỏa thuận. Đối với khoản vay bằng tiền, hợp đồng nên thể hiện rõ số tiền vay, thời hạn, lãi suất nếu có và phương thức trả nợ.
Một hợp đồng vay giữa hai doanh nghiệp nên có các nội dung cơ bản:
- Thông tin pháp lý của bên cho vay và bên vay;
- Số tiền vay, đồng tiền vay và mục đích vay;
- Ngày giải ngân và thời hạn vay;
- Lãi suất, phương pháp tính lãi và thời điểm thanh toán lãi;
- Lịch trả nợ gốc, trả lãi và phương thức thanh toán;
- Trách nhiệm của các bên khi chậm trả;
- Biện pháp bảo đảm khoản vay, nếu có;
- Điều kiện trả nợ trước hạn hoặc gia hạn khoản vay;
- Chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ.
Ngoài hợp đồng, doanh nghiệp cần kiểm tra thẩm quyền phê duyệt giao dịch theo điều lệ, quy chế tài chính và quy định pháp luật liên quan. Nếu khoản vay thuộc giao dịch với người có liên quan hoặc bên liên kết, doanh nghiệp có thể phải thực hiện thêm thủ tục phê duyệt và lưu hồ sơ theo quy định tương ứng.
Lưu ý: Không nên lập hợp đồng lùi ngày hoặc tạo chứng từ không phản ánh đúng sự việc thực tế chỉ để hoàn thiện hồ sơ. Nếu khoản tiền đã chuyển trước khi ký hợp đồng, hai bên nên lập văn bản xác nhận giao dịch và nghĩa vụ hoàn trả theo đúng tình trạng thực tế, đồng thời lưu chứng từ chuyển tiền ban đầu.
Doanh nghiệp cho mượn tiền có bắt buộc phải tính lãi không?
Không phải mọi khoản vay giữa hai doanh nghiệp đều bắt buộc phải có lãi. Hai bên có thể thỏa thuận cho vay có lãi hoặc không có lãi, tùy bản chất giao dịch và các quy định pháp luật áp dụng.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai trường hợp.
Trường hợp 1: Cho vay có lãi
Nếu Công ty A cho Công ty B vay 2 tỷ đồng trong 6 tháng và thỏa thuận lãi suất, hợp đồng cần quy định cụ thể mức lãi, cách tính và thời điểm thanh toán.
Ví dụ, hai bên thỏa thuận lãi suất 6%/năm, khoản vay 2 tỷ đồng duy trì đủ 6 tháng và tính lãi đơn theo thời gian thực tế tương ứng 6 tháng. Tiền lãi dự kiến là:
2 tỷ đồng × 6% × 6/12 = 60 triệu đồng.
Đây là ví dụ minh họa, giả định khoản vay tồn tại đủ 6 tháng và không có khoản trả gốc giữa kỳ. Khi tính thực tế, cần căn cứ thời gian vay, cách tính lãi và thỏa thuận trong hợp đồng.
Đối với Công ty A, tiền lãi nhận được cần được ghi nhận và xem xét nghĩa vụ thuế theo quy định. Đối với Công ty B, chi phí lãi vay chỉ được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng các điều kiện tương ứng; không phải mọi khoản lãi đã trả đều tự động được chấp nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trường hợp 2: Cho vay không tính lãi
Nếu hai bên thống nhất không tính lãi, hợp đồng nên ghi rõ khoản vay không tính lãi và thời hạn hoàn trả. Điều này giúp tránh tranh chấp về sau, đặc biệt khi khoản vay kéo dài hoặc người đại diện doanh nghiệp thay đổi.
Tuy nhiên, thỏa thuận không tính lãi không đồng nghĩa giao dịch luôn không có rủi ro thuế. Nếu hai doanh nghiệp có quan hệ liên kết, giao dịch cần được xem xét theo quy định về quản lý thuế đối với giao dịch liên kết, bao gồm nguyên tắc giao dịch độc lập và nghĩa vụ kê khai liên quan nếu thuộc phạm vi áp dụng.
Vì vậy, trước khi quyết định cho vay không lãi, doanh nghiệp nên đánh giá quan hệ giữa hai bên, mục đích giao dịch, thời hạn vay và tác động đến hoạt động tài chính của mình.
Chứng từ ngân hàng khi cho công ty khác vay tiền cần những gì?
Với khoản vay 2 tỷ đồng, doanh nghiệp không nên chỉ lưu một lệnh chuyển tiền rồi xem đó là bộ hồ sơ hoàn chỉnh.
Chứng từ ngân hàng giúp chứng minh dòng tiền đã được chuyển giao, nhưng cần kết hợp với hợp đồng và các tài liệu liên quan để xác định khoản tiền là giao dịch cho vay chứ không phải thanh toán hàng hóa, góp vốn hoặc một giao dịch khác.
Bộ hồ sơ nên bao gồm:
- Hợp đồng vay tiền đã ký giữa hai doanh nghiệp;
- Quyết định hoặc văn bản phê duyệt khoản vay theo thẩm quyền nội bộ, nếu cần;
- Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc sao kê ngân hàng thể hiện khoản tiền đã chuyển;
- Chứng từ xác nhận bên vay đã nhận tiền;
- Bảng theo dõi khoản vay, thời hạn trả nợ và tiền lãi phải thu;
- Chứng từ thu hồi nợ gốc và thu lãi khi đến hạn;
- Biên bản đối chiếu công nợ hoặc xác nhận số dư khoản vay khi cần thiết.
Nếu Công ty A đã chuyển tiền nhưng chưa lập hợp đồng, hai bên nên hoàn thiện hồ sơ theo đúng giao dịch thực tế. Hợp đồng hoặc văn bản xác nhận cần thể hiện chính xác ngày giải ngân, số tiền đã nhận, thời hạn hoàn trả và thỏa thuận lãi suất; không nên ghi lùi ngày hoặc lập chứng từ không đúng sự thật.
Đồng thời, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định pháp luật liên quan đến hoạt động cho vay, thẩm quyền của người ký và các hạn chế chuyên ngành nếu có. Giao dịch cho vay tiền giữa doanh nghiệp không hoạt động như một tổ chức tín dụng cần được phân biệt với hoạt động kinh doanh cấp tín dụng thường xuyên.
Hạch toán khoản tiền cho vay như thế nào?
Khi cho công ty khác vay tiền, doanh nghiệp cần phân biệt khoản cho vay với chi phí kinh doanh hoặc khoản thanh toán cho nhà cung cấp.
Giả sử Công ty A chuyển 2 tỷ đồng cho Công ty B vay trong 6 tháng. Nếu đây là khoản cho vay có thời hạn, được xác lập bằng hồ sơ hợp lệ, kế toán Công ty A cần theo dõi khoản phải thu tương ứng với khoản cho vay; Công ty B ghi nhận nghĩa vụ phải trả theo bản chất giao dịch.
Cách hạch toán cụ thể phụ thuộc vào chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng, thời hạn khoản vay, mục đích cho vay và cách phân loại khoản phải thu.
Đối với Công ty A, kế toán cần theo dõi riêng:
- Số tiền gốc đã giải ngân;
- Thời hạn hoàn trả;
- Tiền lãi dự thu hoặc phải thu theo thỏa thuận và quy định kế toán;
- Các khoản tiền gốc, tiền lãi đã thu;
- Số dư còn phải thu tại thời điểm lập báo cáo tài chính.
Đối với Công ty B, kế toán cần theo dõi khoản vay phải trả, lịch trả nợ và chi phí lãi vay nếu khoản vay có tính lãi.
Khi Công ty B hoàn trả tiền gốc, kế toán Công ty A giảm khoản phải thu tương ứng. Tiền gốc thu hồi không được mặc nhiên ghi nhận là doanh thu bán hàng. Nếu khoản vay có lãi, tiền lãi được theo dõi riêng theo bản chất thu nhập tài chính và quy định kế toán hiện hành.
Sai sót cần tránh: Ghi nhận toàn bộ 2 tỷ đồng chuyển đi là chi phí trong kỳ hoặc ghi toàn bộ tiền gốc nhận về là doanh thu. Đây là giao dịch làm phát sinh và thu hồi khoản phải thu, không phải giao dịch mua bán hàng hóa thông thường.
Thuế phát sinh khi doanh nghiệp cho công ty khác vay tiền
Đây là phần cần đặc biệt chú ý vì giao dịch cho vay có thể phát sinh các nghĩa vụ thuế khác nhau tùy việc có tính lãi hay không.
Thuế thu nhập doanh nghiệp đối với tiền lãi cho vay
Nếu Công ty A cho Công ty B vay có lãi, khoản tiền lãi nhận được cần được xem xét ghi nhận vào thu nhập chịu thuế theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ví dụ, khoản vay 2 tỷ đồng trong 6 tháng có lãi suất 6%/năm, tiền lãi dự kiến là 60 triệu đồng. Nếu số tiền lãi này phát sinh theo thỏa thuận và quy định áp dụng, Công ty A cần ghi nhận, theo dõi và xác định nghĩa vụ thuế tương ứng.
Không nên chỉ kê khai thu nhập khi tiền lãi thực tế chuyển về tài khoản mà bỏ qua nguyên tắc xác định doanh thu, thu nhập và thời điểm ghi nhận theo chế độ kế toán, thuế áp dụng.
Đối với Công ty B, chi phí lãi vay có thể được xem xét là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện theo pháp luật thuế. Hồ sơ vay, chứng từ giải ngân, thỏa thuận lãi suất và chứng từ thanh toán là những tài liệu quan trọng để chứng minh giao dịch.
Thuế giá trị gia tăng đối với hoạt động cho vay
Theo quy định về thuế GTGT hiện hành, dịch vụ cho vay của người nộp thuế không phải là tổ chức tín dụng thuộc nhóm đối tượng không chịu thuế GTGT. Do đó, đối với giao dịch cho vay thông thường thuộc phạm vi này, doanh nghiệp không nên tự động tính thuế GTGT trên khoản lãi cho vay như đối với dịch vụ chịu thuế thông thường.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất giao dịch. Khoản thu thực tế có thể là lãi vay, phí dịch vụ hoặc khoản thu khác; mỗi loại có cách xử lý khác nhau. Nếu phát sinh hoạt động tài chính phức tạp hoặc giao dịch thuộc trường hợp đặc thù, nên kiểm tra quy định cụ thể trước khi lập hóa đơn và kê khai.
Cho vay không lãi có phát sinh nghĩa vụ thuế không?
Nếu hai bên thỏa thuận khoản vay không tính lãi, doanh nghiệp cho vay không có khoản tiền lãi thực tế theo thỏa thuận để ghi nhận như trường hợp cho vay có lãi.
Tuy nhiên, nếu hai bên có quan hệ liên kết, khoản vay không lãi hoặc lãi suất thấp hơn mức phù hợp với nguyên tắc giao dịch độc lập có thể cần được xem xét theo quy định quản lý thuế về giao dịch liên kết.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào việc hợp đồng ghi “không tính lãi” để kết luận rằng giao dịch chắc chắn không phát sinh vấn đề về thuế.
Nếu hai doanh nghiệp có quan hệ liên kết thì cần lưu ý gì?
Giả sử Công ty A và Công ty B có cùng chủ sở hữu, cùng chịu sự kiểm soát của một tổ chức hoặc có quan hệ thuộc các trường hợp được pháp luật xác định là quan hệ liên kết.
Khi Công ty A cho Công ty B vay 2 tỷ đồng, giao dịch có thể thuộc phạm vi quản lý thuế đối với giao dịch liên kết, tùy cơ cấu sở hữu, quan hệ kiểm soát và các tiêu chí pháp luật quy định.
Theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 20/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần rà soát điều kiện xác định quan hệ liên kết, giao dịch liên kết và nghĩa vụ kê khai tương ứng. Việc có chung chủ sở hữu hoặc có khoản vay giữa hai công ty là dấu hiệu cần kiểm tra, nhưng không nên chỉ căn cứ vào một yếu tố riêng lẻ để kết luận mọi trường hợp đều là giao dịch liên kết.
Doanh nghiệp cần chú ý ba vấn đề:
Thứ nhất, kiểm tra tiêu chí xác định quan hệ liên kết. Cần rà soát tỷ lệ sở hữu, quan hệ điều hành, kiểm soát và các tiêu chí khác theo quy định hiện hành.
Thứ hai, xem xét điều kiện giao dịch. Lãi suất, thời hạn, điều kiện trả nợ và các điều khoản khác cần được đánh giá phù hợp với bản chất giao dịch và nguyên tắc giao dịch độc lập khi quy định áp dụng yêu cầu.
Thứ ba, kiểm tra nghĩa vụ kê khai và hồ sơ. Nếu thuộc trường hợp phải kê khai giao dịch liên kết, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin, biểu mẫu và hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết theo quy định.
Đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, chi phí lãi vay được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế còn có thể chịu giới hạn theo quy định tương ứng. Theo cơ chế tại Nghị định 132/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, tổng chi phí lãi vay sau khi trừ lãi tiền gửi và lãi cho vay phát sinh trong kỳ có thể chịu mức khống chế 30% theo công thức pháp luật quy định, nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp áp dụng. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy định hiện hành và điều kiện cụ thể của mình trước khi xác định số chi phí được trừ.
Checklist hồ sơ khi cho doanh nghiệp khác vay tiền
Trước khi giải ngân, doanh nghiệp nên rà soát các nội dung sau:
- Xác định mục đích cho vay và khả năng thu hồi khoản vay.
- Kiểm tra thông tin pháp lý của bên vay.
- Xác định người có thẩm quyền phê duyệt và ký hợp đồng.
- Lập hợp đồng vay với số tiền, thời hạn, lãi suất và lịch trả nợ rõ ràng.
- Kiểm tra quan hệ liên kết giữa bên cho vay và bên vay.
- Thực hiện chuyển tiền qua ngân hàng và lưu chứng từ giải ngân.
- Mở sổ theo dõi khoản phải thu, tiền lãi và thời hạn hoàn trả.
- Đánh giá nghĩa vụ thuế và yêu cầu hóa đơn, chứng từ liên quan.
- Theo dõi lịch thu hồi nợ gốc và tiền lãi.
- Đối chiếu công nợ định kỳ và xử lý kịp thời khi khoản vay quá hạn.
Nếu khoản vay đã phát sinh nhưng chưa có đủ hồ sơ, doanh nghiệp nên rà soát và bổ sung tài liệu trung thực theo giao dịch thực tế. Trường hợp khoản vay có giá trị lớn, kéo dài, liên quan đến bên liên kết hoặc có nguy cơ không thu hồi được, nên đánh giá thêm về rủi ro pháp lý, tài chính và thuế trước khi quyết định gia hạn hoặc xử lý khoản nợ.
Doanh nghiệp có thể cho công ty khác vay tiền, nhưng giao dịch cần được quản lý như một khoản phải thu có hồ sơ và nghĩa vụ hoàn trả rõ ràng. Với khoản vay 2 tỷ đồng trong 6 tháng, việc chỉ chuyển tiền mà không lập hồ sơ đầy đủ có thể gây khó khăn khi đối chiếu công nợ, thu hồi nợ và giải trình thuế.
Doanh nghiệp nên lập hợp đồng vay, xác định rõ có tính lãi hay không, lưu chứng từ ngân hàng, hạch toán đúng bản chất và kiểm tra nghĩa vụ thuế liên quan. Nếu hai bên có quan hệ liên kết, cần rà soát thêm các quy định về giao dịch liên kết và chi phí lãi vay.
Một bộ hồ sơ vay đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền thu hồi tiền mà còn tạo cơ sở để ghi nhận kế toán chính xác và hạn chế rủi ro thuế về sau.