Khi quyết toán thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN), một trong những vấn đề khiến kế toán và doanh nghiệp đau đầu nhất chính là chi phí nào được trừ, chi phí nào không được trừ. Chỉ cần sai một khoản cũng có thể dẫn đến bị loại chi phí, tăng số thuế phải nộp, thậm chí bị phạt và truy thu. Bài viết này sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng giữa chi phí được trừ và chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định hiện hành.
Những chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
Theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC (vẫn đang áp dụng), chi phí được trừ phải đáp ứng đủ 3 điều kiện sau:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Khoản chi phải được thanh toán không dùng tiền mặt đối với những hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
Một số khoản chi phổ biến được trừ:
- Chi lương, thưởng, phụ cấp cho người lao động (có hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế rõ ràng)
- Chi mua nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh
- Chi khấu hao tài sản cố định đúng quy định
- Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi (có chứng từ hợp lệ)
- Chi thuê nhà xưởng, văn phòng, xe cộ (có hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán)
- Chi lãi vay ngân hàng (trong giới hạn cho phép)
- Chi bảo hiểm bắt buộc cho người lao động
Chi phí KHÔNG được trừ khi tính thuế TNDN
Dù khoản chi có thực tế phát sinh và có hóa đơn, vẫn có thể không được trừ nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:
| STT | Khoản chi không được trừ | Lý do |
| 1 | Chi phí không liên quan đến hoạt động kinh doanh | Không chứng minh được mục đích kinh doanh |
| 2 | Chi lương, thưởng không có hợp đồng lao động hoặc quy chế | Thiếu căn cứ pháp lý |
| 3 | Chi tiếp khách, công tác không có chứng từ chứng minh | Không có danh sách khách, biên bản, quyết định công tác |
| 4 | Chi khấu hao TSCĐ vượt mức quy định | Khấu hao sai phương pháp hoặc vượt khung thời gian |
| 5 | Chi lãi vay vượt quá mức cho phép | Vượt tỷ lệ vốn vay so với vốn chủ sở hữu |
| 6 | Chi phạt vi phạm hành chính, phạt chậm nộp thuế | Không được trừ |
| 7 | Chi ủng hộ, tài trợ, từ thiện (trừ một số trường hợp đặc biệt) | Thường không được trừ |
| 8 | Chi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn hợp lệ | Chỉ có biên lai thu tiền hoặc email xác nhận |
| 9 | Chi tiền mặt cho hóa đơn từ 20 triệu trở lên | Vi phạm quy định thanh toán |
| 10 | Chi cá nhân của chủ doanh nghiệp (ăn uống, du lịch cá nhân…) | Không liên quan đến hoạt động kinh doanh |
Những sai lầm phổ biến khiến chi phí bị loại
- Chia nhỏ hóa đơn lớn để thanh toán tiền mặt
- Sử dụng hóa đơn tên cá nhân để khấu trừ chi phí công ty
- Không lập biên bản bàn giao khi mua TSCĐ hoặc công cụ dụng cụ
- Chi tiếp khách lớn nhưng không có bất kỳ chứng từ nào chứng minh mục đích kinh doanh
- Hạch toán chi phí cá nhân (xăng xe gia đình, điện thoại cá nhân…) vào chi phí doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên làm gì để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế
Để hạn chế rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp nên:
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ rõ ràng, ban hành bằng văn bản
- Yêu cầu bộ phận liên quan cung cấp đầy đủ chứng từ trước khi kế toán hạch toán
- Kiểm tra kỹ tính hợp lệ của hóa đơn ngay khi nhận
- Ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản từ 20 triệu đồng trở lên
- Lưu trữ chứng từ khoa học, dễ tra cứu (nên số hóa)
Chi phí được trừ hay không được trừ không chỉ phụ thuộc vào việc “có hóa đơn hay không” mà còn phụ thuộc vào tính hợp lý, tính hợp lệ và tính liên quan đến hoạt động kinh doanh.
Kế toán nội bộ cần nắm chắc nguyên tắc này để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, tránh tình trạng “tiền mất tật mang” khi quyết toán thuế.