Khởi nghiệp là hành trình đầy háo hức, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro – đặc biệt là ở khía cạnh pháp lý. Với các doanh nghiệp mới thành lập, 6 tháng đầu tiên chính là giai đoạn then chốt để thiết lập nền tảng vận hành ổn định và tuân thủ luật pháp. Nếu bỏ sót các nghĩa vụ pháp lý quan trọng, doanh nghiệp có thể đối mặt với các mức phạt hành chính, bị truy thu thuế hoặc gặp khó khăn khi ký kết hợp đồng, gọi vốn…
Dưới đây là checklist pháp lý doanh nghiệp cần chuẩn bị trong 6 tháng đầu, giúp bạn vận hành minh bạch – hiệu quả – và sẵn sàng cho tăng trưởng bền vững.
Giấy tờ pháp lý cơ bản cần hoàn thiện
Ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN), bạn cần rà soát và hoàn tất các loại giấy tờ sau:
Con dấu doanh nghiệp
- Từ 2021, doanh nghiệp được tự quyết định việc khắc, sử dụng và quản lý con dấu (một hoặc nhiều dấu). Tuy nhiên, dấu vẫn cần được thống nhất về mẫu và sử dụng nhất quán trong các văn bản pháp lý.
Treo biển tại trụ sở chính
- Việc không treo biển hiệu đúng quy định có thể bị xử phạt hành chính từ 1 đến 10 triệu đồng.
- Biển hiệu phải thể hiện: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở.
Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
- Đây là tài khoản riêng biệt với tài khoản cá nhân, dùng để giao dịch tài chính.
- Sau khi mở, doanh nghiệp cần thông báo số tài khoản đến Sở Kế hoạch và Đầu tư qua cổng thông tin quốc gia
Mua chữ ký số (token)
- Được dùng để kê khai, nộp thuế, ký điện tử trên hóa đơn và các giao dịch trực tuyến với cơ quan nhà nước.
Về thuế: Các thủ tục cần hoàn tất và thực hiện định kỳ
Kê khai thuế ban đầu
Sau khi có mã số thuế, doanh nghiệp cần kê khai và nộp hồ sơ thuế ban đầu tại Chi cục thuế quản lý. Nội dung kê khai gồm:
- Đăng ký hình thức kế toán, kỳ kế toán.
- Đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (nếu có).
- Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT.
Mua hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới.
- Có thể sử dụng các nhà cung cấp phổ biến như: MISA, VNPT, Viettel, Softdreams…
Lập và nộp báo cáo thuế hàng tháng/quý
- Thuế GTGT, thuế TNCN và tờ khai tạm tính thuế TNDN là ba loại thuế phổ biến cần khai và nộp đúng hạn (theo tháng hoặc quý, tùy mô hình doanh nghiệp).
- Nộp chậm hoặc sai sẽ bị phạt tiền, tính lãi chậm nộp.
Nộp báo cáo tài chính cuối năm
- Báo cáo này phải nộp trong vòng 90 ngày sau khi kết thúc năm tài chính.
- Báo cáo gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
Bảo hiểm và lao động
Nếu doanh nghiệp có sử dụng lao động, cần lưu ý các nghĩa vụ pháp lý như sau:
Ký hợp đồng lao động đúng quy định
- Từ 2021, tất cả hợp đồng từ 1 tháng trở lên đều phải được lập bằng văn bản, ký tên – đóng dấu (nếu có).
- Hợp đồng cần thể hiện rõ: vị trí, lương, trách nhiệm, thời gian làm việc, chế độ nghỉ ngơi…
Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN
- Doanh nghiệp cần đăng ký mã đơn vị sử dụng lao động và thực hiện đóng bảo hiểm cho nhân viên theo quy định.
- Tỷ lệ đóng hiện hành: khoảng 21.5% từ phía doanh nghiệp và 10.5% từ người lao động, tính trên tiền lương tháng.
Xây dựng nội quy lao động
- Doanh nghiệp từ 10 người trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản, nộp lên Sở Lao động để đăng ký.
- Nội quy giúp giảm tranh chấp, tăng sự chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự.
Trong 6 tháng đầu, doanh nghiệp thường bắt đầu có các giao dịch với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp. Vì vậy, cần lưu ý:
Soạn thảo và lưu trữ hợp đồng chặt chẽ
- Mọi giao dịch lớn cần được thể hiện bằng văn bản – có chữ ký và con dấu của các bên.
- Nội dung cần chặt chẽ về: quyền – nghĩa vụ, điều khoản thanh toán, phạt vi phạm, điều khoản giải quyết tranh chấp.
Phân loại và lưu trữ hồ sơ đầy đủ
- Bao gồm: hóa đơn, phiếu thu/chi, biên bản giao nhận, báo giá, hợp đồng…
- Lưu trữ đúng thời hạn (thường là 5–10 năm) theo luật định để phục vụ kiểm toán, thanh tra thuế.
Các thủ tục thường bị bỏ sót
- Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu: Đây là một tài sản vô hình quan trọng. Nếu chưa có kinh phí đăng ký toàn bộ, bạn có thể bắt đầu với đăng ký tên thương hiệu và logo tại Việt Nam.
- Xây dựng hồ sơ pháp lý nội bộ: Bao gồm điều lệ công ty, sổ cổ đông/thành viên, biên bản họp, quyết định bổ nhiệm… Đây là nền tảng cho mọi hoạt động quản trị sau này.
- Tuân thủ nghĩa vụ công bố thông tin: Một số loại hình doanh nghiệp như công ty
Giai đoạn 6 tháng đầu tiên là lúc doanh nghiệp mới phải thiết lập nền tảng pháp lý bài bản, minh bạch và đúng luật – đó không chỉ là yêu cầu bắt buộc của cơ quan quản lý, mà còn là “bộ khung” để doanh nghiệp tăng trưởng an toàn và bền vững.
Dù quy mô nhỏ, bạn vẫn nên làm đúng ngay từ đầu để:
- Tránh rủi ro, sai phạm pháp lý trong tương lai.
- Tạo niềm tin cho khách hàng – đối tác – nhà đầu tư.
- Tập trung phát triển kinh doanh thay vì xử lý sự vụ pháp lý phát sinh.
Nếu bạn cần một đơn vị đồng hành đáng tin cậy để hỗ trợ toàn bộ các thủ tục pháp lý, kế toán – thuế trong giai đoạn đầu, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn trọn gói, tiết kiệm và linh hoạt theo từng mô hình doanh nghiệp.