Khi bắt đầu hành trình kinh doanh, nhiều doanh nghiệp tập trung vào sản phẩm, khách hàng và dòng tiền, nhưng lại bỏ qua các quy định pháp luật quan trọng. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi ro: bị xử phạt hành chính, đóng cửa tạm thời hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm pháp lý. Dưới đây là những quy định pháp luật cơ bản và quan trọng để các công ty có thể nắm và thực hiện.
Đăng ký thành lập doanh nghiệp hợp pháp
Đây là bước đầu tiên và bắt buộc. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi đặt trụ sở chính.
Hồ sơ bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
- Điều lệ công ty (với công ty TNHH và cổ phần)
- Danh sách thành viên/cổ đông
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật và các thành viên/cổ đông
- Văn bản ủy quyền (nếu ủy quyền nộp hồ sơ)
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD) – một trong những giấy tờ pháp lý quan trọng nhất.
Khắc dấu và thông báo mẫu dấu
Từ năm 2021, theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không còn phải thông báo mẫu con dấu lên Cổng thông tin quốc gia như trước. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần:
- Khắc dấu (nếu có nhu cầu sử dụng dấu tròn trong giao dịch).
- Quản lý con dấu chặt chẽ, thống nhất quy định nội bộ về sử dụng dấu.
- Ghi rõ thông tin sử dụng dấu trong điều lệ doanh nghiệp.
3. Đăng ký thuế và mở tài khoản ngân hàng
Sau khi có GPKD, doanh nghiệp cần hoàn tất các bước sau:
3.1. Đăng ký thuế
- Kê khai và nộp tờ khai lệ phí môn bài
- Mở mã số thuế doanh nghiệp
- Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT (trực tiếp hay khấu trừ)
3.2. Mở tài khoản ngân hàng
- Mở tài khoản doanh nghiệp tại ngân hàng thương mại
- Thông báo tài khoản ngân hàng với cơ quan thuế qua cổng dịch vụ công
4. Phát hành hóa đơn và sử dụng hóa đơn điện tử
Kể từ 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Doanh nghiệp cần:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua cổng thuế điện tử
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được phép hoạt động
- Ký số trên hóa đơn qua chữ ký số hợp lệ
5. Kê khai và nộp thuế đúng quy định
Một doanh nghiệp hoạt động hợp pháp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế sau:
- Thuế môn bài: Nộp hàng năm, hạn nộp là ngày 30/01 hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày thành lập.
- Thuế GTGT (giá trị gia tăng): Kê khai hàng tháng hoặc quý.
- Thuế TNDN (thu nhập doanh nghiệp): Tạm nộp hàng quý, quyết toán năm.
- Thuế TNCN (thu nhập cá nhân): Với nhân viên có thu nhập từ tiền lương.
- Báo cáo tài chính năm: Phải nộp sau 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
Lưu ý: Dù chưa có doanh thu, doanh nghiệp vẫn phải nộp tờ khai thuế “trắng”. Nếu không, sẽ bị xử phạt.
6. Quy định về lao động, bảo hiểm
Nếu doanh nghiệp có sử dụng lao động, cần tuân thủ các quy định về:
- Ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản
- Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng
- Đăng ký thang lương, bảng lương với Phòng Lao động – Thương binh & Xã hội
- Báo cáo lao động định kỳ (6 tháng và cuối năm)
Ngoài ra, các quy định về giờ làm việc, nghỉ phép, tiền lương, bảo hộ lao động… đều phải được tuân thủ theo Bộ luật Lao động 2019.
7. Treo biển hiệu tại trụ sở
Đây là quy định đơn giản nhưng rất dễ bị quên. Doanh nghiệp bắt buộc phải treo biển hiệu tại trụ sở chính, ghi rõ:
- Tên doanh nghiệp đúng như đăng ký
- Mã số thuế
- Địa chỉ
- Số điện thoại (nếu có)
Việc không treo biển hiệu có thể bị phạt hành chính từ 1 – 3 triệu đồng và bị coi là “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký” – dễ dẫn đến bị khóa mã số thuế.
8. Quy định về ngành nghề có điều kiện
Nếu doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực có điều kiện (ví dụ: giáo dục, thực phẩm, y tế, vận tải, bất động sản, tài chính…), cần:
- Xin giấy phép con hoặc văn bản chấp thuận từ cơ quan chuyên ngành
- Đáp ứng đủ điều kiện về nhân sự, vốn, địa điểm, thiết bị kỹ thuật, an ninh, phòng cháy chữa cháy…
Ví dụ: Muốn kinh doanh quán cà phê, ngoài GPKD, bạn cần giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.
9. Cập nhật thông tin khi có thay đổi
Trong quá trình hoạt động, nếu doanh nghiệp có sự thay đổi về:
- Địa chỉ trụ sở
- Người đại diện pháp luật
- Vốn điều lệ
- Ngành nghề kinh doanh
- Thành viên/cổ đông
Thì phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi. Nếu không, sẽ bị xử phạt từ 2 – 10 triệu đồng tùy lỗi.
10. Bảo vệ tài sản trí tuệ
Nếu doanh nghiệp có thương hiệu, tên gọi, logo, sản phẩm sáng tạo…, cần chủ động:
- Đăng ký nhãn hiệu tại Cục Sở hữu trí tuệ
- Bảo hộ quyền tác giả, bản quyền phần mềm hoặc sáng chế
Việc này không bắt buộc nhưng giúp bảo vệ tài sản vô hình, tránh tranh chấp thương hiệu, mất quyền sử dụng hoặc bị đối thủ đăng ký trước.
Trên đây là các quy định pháp luật cần thiết mà ngay từ khi thành lập doanh nghiệp cần chú ý để tránh những rủi ro pháp lý. Nếu doanh nghiệp cảm thấy khó khăn trong việc xử lý, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.