Có một tình trạng là nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty mới thành lập khi bị phạt thuế thường khá bất ngờ và họ chỉ biết khi nhận được thông báo xử lý từ cơ quan thuế. Phần lớn lỗi vi phạm không phải từ việc cố tình trốn thuế mà do thiếu hiểu biết, hoặc không cập nhật quy định mới. Những lỗi thế này sẽ khiến doanh nghiệp bị phạt tiền, mất thời gian giải trình và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.
Không nắm rõ nghĩa vụ kê khai và thời hạn nộp thuế
Lỗi của doanh nghiệp thường gặp là kê khai và nộp thuế trễ hạn. Theo quy định hiện nay, doanh nghiệp cần phải nộp các loại tờ khai định kỳ sau:
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) hàng tháng hoặc hàng quý.
- Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động.
- Báo cáo tài chính năm và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Trong trường hợp doanh nghiệp nộp chậm sẽ bị phạt từ 2 đến 25 triệu đồng theo từng mức độ. Nếu nộp tiền thuế chậm sẽ bị tính tiền nộp chậm 0,03%/ngày.
Thực tế hiện nay nhiều chủ doanh nghiệp không nắm lịch thuế hoặc ủy quyền cho kế toán thời vụ, dẫn đến việc tờ khai bị bỏ sót. Khi cơ quan thuế phát hiện, tiền phạt cộng dồn khá lớn, ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
Để hạn chế tình trạng này, doanh nghiệp cần thiết lập lịch thuế cố định tháng/quý hoặc có thể thuê đơn vị dịch vụ kế toán chuyên nghiệp theo dõi và thực hiện đúng thời điểm.
Hóa đơn sai sót, lập không đúng quy định
Có rất nhiều công ty chủ quan nghĩ rằng khi áp dụng hoá đơn điện tử, chỉ cần phát hành là hoàn tất nhưng không biết các sai sót sẽ lưu lại ở hệ thống thuế.
Các lỗi thường gặp bao gồm:
- Lập hóa đơn sai ngày, sai tên khách hàng hoặc mã số thuế.
- Xuất hóa đơn khi chưa có hàng hoặc chưa cung cấp dịch vụ.
- Không hủy hóa đơn sai đúng quy trình.
- Ghi sai thuế suất GTGT hoặc mã loại hàng hóa.
Nếu vi phạm các lỗi này có thể xử phạt từ 2 triệu đến 8 triệu đồng, thậm chí bị truy thu thuế và phạt chậm nộp.
Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hoá đơn. Trong trường hợp có xảy ra sai sót cần thực hiện huỷ hoặc điều chỉnh theo hướng dẫn được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đồng thời phải luôn ghi nhớ không lập hóa đơn khống hoặc xuất hóa đơn cho bên thứ ba.
Không tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp
Thường các doanh nghiệp nhỏ, nhất là công ty gia đình thường dùng chung tài khoản ngân hàng cá nhân cho giao dịch công ty. Cuối cùng cơ quan thuế sẽ không chấp nhận chi phí không chứng minh được thanh toán bằng tài khoản công ty. Đồng thời doanh nghiệp sẽ mất quyền khấu trừ thuế GTGT hoặc sẽ không được tính chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN. Trong trường hợp bị kiểm tra rất khó giải trình các giao dịch giữa cá nhân và doanh nghiệp. Để xử lý vấn đề này, doanh nghiệp cần mở tài khoản riêng cho công ty. Đồng thời mọi thanh toán chi phí liên quan đến công việc sẽ thông qua tài khoản này. Và lưu lại các chứng từ thanh toán, hợp đồng, phiếu thu chi đầy đủ.
Không cập nhật chính sách thuế mới
Thực tế, hệ thống pháp luật luôn thay đổi liên tục mỗi năm. Và những doanh nghiệp nhỏ thường không có bộ phận pháp chế hay kế toán chuyên sâu nên dễ bỏ lỡ cập nhật như:
- Thay đổi biểu thuế TNDN, GTGT, TNCN.
- Quy định mới về hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn khuyến mãi.
- Quy trình giảm, gia hạn thuế theo các nghị quyết hỗ trợ kinh tế.
Việc áp dụng sai quy định cũ, doanh nghiệp bị truy thu, phạt vi phạm hành chính hoặc huỷ chi phí đã kê khai. Để tránh lỗi này, doanh nghiệp cần:
- Theo dõi thông báo từ Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính hoặc Chi cục Thuế địa phương.
- Thường xuyên cập nhật chính sách qua các đơn vị kế toán chuyên nghiệp hoặc hội thảo thuế.
Không kiểm soát chặt chi phí và chứng từ kế toán
Doanh nghiệp nhỏ thường chỉ quan tâm đến doanh thu và lợi nhuận, mà xem nhẹ việc lưu chứng từ và ghi sổ kế toán.
Nhưng khi cơ quan thuế kiểm tra, nếu không có hóa đơn, hợp đồng, phiếu chi, bảng lương, thì chi phí đó sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lệ – đồng nghĩa với việc bị truy thu thuế TNDN.
Ngoài ra, các lỗi nhỏ như:
- Không có phiếu nhập xuất kho.
- Không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn >5 triệu đồng.
- Hạch toán nhầm tài khoản kế toán.
cũng khiến hồ sơ kế toán bị đánh giá rủi ro cao.
Để không mắc những sai phạm này doanh nghiệp cần thiết lập quy trình lưu trữ chứng từ nội bộ rõ ràng. Mọi khoản chi phải có hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán hợp lệ. Định kỳ nên đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo thuế.
Sử dụng dịch vụ kế toán giá rẻ – thiếu chuyên môn
Nhiều công ty nhỏ lựa chọn dịch vụ kế toán giá rẻ để nộp tờ khai cho đủ mà không kiểm soát chặt chẽ. Các đơn vị này thường không rà soát và cũng không cảnh báo rủi ro hay cập nhật chính sách mới mà chỉ nộp báo cáo cho kịp thời hạn. Và khi sai sót thì doanh nghiệp mới là đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Để tránh lỗi này xảy ra thì công ty cần chọn đơn vị kế toán uy tín có cam kết chịu trách nhiệm chuyên môn, và cung cấp báo cáo rõ ràng mỗi kỳ kê khai. Một dịch vụ kế toán chuyên nghiệp không chỉ “nộp thay”, mà còn giúp phòng tránh rủi ro và tối ưu thuế hợp pháp.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, hãy coi việc quản trị thuế như một phần của chiến lược phát triển – không chỉ để tránh rủi ro, mà còn để xây nền tảng vững chắc cho tăng trưởng lâu dài.