Lưu trữ chứng từ kế toán là một trong những công việc quan trọng của doanh nghiệp nhưng thường bị bỏ qua. Chỉ đến khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp mới lo lắng vì nhiều tài liệu thất lạc, không lưu đúng thời hạn theo quy định..Vậy hồ sơ kế toán phải lưu trữ bao lâu, và cách lưu thế nào? ai sẽ chịu trách nhiệm rủi ro nếu sai phạm. Hãy theo dõi bài viết sau của chúng tôi.
Vì sao lưu trữ hồ sơ kế toán quan trọng?
Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và startup, thường xem nhẹ việc lưu trữ hồ sơ, dẫn đến tình trạng:
- Không tìm lại được chứng từ khi quyết toán thuế
- Không chứng minh được chi phí hợp lý
- Không có tài liệu để đối chiếu khi có tranh chấp
- Mất hồ sơ do thay kế toán, thất lạc, cháy nổ, ẩm mốc
Trong khi đó, mọi số liệu kế toán phải có chứng từ gốc làm căn cứ pháp lý. Nếu chứng từ không còn, toàn bộ chi phí, hóa đơn và số liệu liên quan có thể bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra.Việc lưu trữ kế toán không chỉ là “thủ tục”, mà còn là lá chắn pháp lý giúp doanh nghiệp tự bảo vệ mình.
Quy định pháp luật về thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán
Theo Luật Kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, hồ sơ kế toán được chia làm 3 nhóm thời hạn lưu trữ:
Lưu trữ tối thiểu 5 năm
Áp dụng cho các tài liệu mang tính chất vận hành, tác nghiệp, ví dụ:
- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp ghi sổ kế toán
- Bảng kê, phiếu tổng hợp
- Phiếu xuất – nhập kho có giá trị thấp và không ảnh hưởng đến tài sản dài hạn
- Tài liệu kế toán nội bộ không liên quan trực tiếp đến quyết toán thuế
Những tài liệu này doanh nghiệp có thể tiêu hủy sau 5 năm nếu không còn yêu cầu pháp lý nào khác.
Lưu trữ tối thiểu 10 năm
Đây là nhóm quan trọng nhất và chiếm đa số hồ sơ kế toán. Bao gồm:
- Hóa đơn điện tử và chứng từ gốc
- Chứng từ kế toán dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính
- Sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính năm, báo cáo quyết toán thuế
- Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu
- Biên lai thu – chi, phiếu thu – phiếu chi, sao kê ngân hàng
- Hồ sơ lương, bảng lương, hợp đồng lao động
- Tài liệu liên quan đến thuế GTGT, TNDN, TNCN
Đây chính là nhóm tài liệu mà khi cơ quan thuế kiểm tra 5 – 7 năm sau, doanh nghiệp bắt buộc phải có.
Lưu trữ vĩnh viễn
Áp dụng cho các tài liệu có giá trị pháp lý lâu dài, ví dụ:
- Báo cáo tài chính năm đã được kiểm toán (nếu doanh nghiệp thuộc diện kiểm toán bắt buộc)
- Tài liệu về quyền sở hữu tài sản cố định, hồ sơ đầu tư dài hạn
- Tài liệu hình thành pháp nhân doanh nghiệp:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Điều lệ công ty
- Quyết định góp vốn, biên bản họp cổ đông
- Sổ đăng ký cổ đông
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Hồ sơ dự án, hồ sơ vay vốn ngân hàng dài hạn
- Tài liệu liên quan đến tranh chấp, khởi kiện
Các tài liệu này không được tiêu hủy và phải lưu giữ suốt quá trình hoạt động doanh nghiệp.
Lưu trữ hồ sơ kế toán dạng giấy và dạng điện tử – khác gì nhau?
Hiện nay doanh nghiệp có thể lưu hồ sơ dưới 2 dạng:
Lưu trữ giấy
- Bắt buộc với một số hồ sơ như hợp đồng bản gốc có chữ ký tươi, biên bản có đóng dấu.
- Dễ bị hư hỏng, mối mọt, rách, ẩm mốc.
- Tốn diện tích lưu trữ.
Lưu trữ điện tử
- Áp dụng với hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, báo cáo tài chính nộp qua mạng.
- Doanh nghiệp phải đảm bảo:
- Tính nguyên vẹn của dữ liệu
- Không bị chỉnh sửa, tẩy xóa
- Có khả năng truy xuất, in ra khi cơ quan thuế yêu cầu
- Tính nguyên vẹn của dữ liệu
- An toàn hơn nếu sao lưu thường xuyên.
Theo quy định, hóa đơn điện tử bắt buộc lưu tối thiểu 10 năm trong hệ thống.
Ai chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ kế toán?
Theo Luật Kế toán:
- Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm cao nhất.
- Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp.
- Đơn vị dịch vụ kế toán (nếu thuê ngoài) có trách nhiệm lưu hồ sơ theo hợp đồng, nhưng doanh nghiệp vẫn là chủ thể phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Doanh nghiệp không thể viện lý do “kế toán cũ nghỉ rồi”, “dịch vụ không trả hồ sơ” để né tránh trách nhiệm.
Rủi ro khi không lưu trữ đầy đủ hồ sơ kế toán
Bị loại chi phí khi thanh tra thuế
Không có chứng từ gốc = chi phí bị loại = tăng thu nhập chịu thuế TNDN.
Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Mất hóa đơn điện tử hoặc chứng từ thanh toán → thuế GTGT đầu vào bị bác bỏ.
Bị phạt vi phạm hành chính
Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5 – 30 triệu đồng tùy mức độ thiếu, mất, hư hỏng tài liệu kế toán.
Nguy cơ kiện tụng, tranh chấp
Không có hồ sơ hợp đồng, biên bản bàn giao → khó chứng minh trách nhiệm và quyền lợi.
Rủi ro hình sự
Tiêu hủy trái phép tài liệu kế toán có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015.
Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ kế toán thế nào để an toàn?
- Lập danh mục hồ sơ theo năm rõ ràng từng mục như hoá đơn, hợp đồng, sổ sách, BCTC, chứng từ, hồ sơ nhân sự.
- Lưu trữ 2 bản: giấy và điện tử
- Bàn giao hồ sơ khi thay kế toán và yêu cầu phải lập biên bản bàn giao chi tiết để tránh mất mát.
- Kiểm tra định kỳ 6 tháng một lần để chắc chắc là tài liệu không bị hư hỏng.
- Thỏa thuận rõ với kế toán dịch vụ về hồ sơ bên nào giữ, thời hạn bàn giao, trách nhiệm pháp lý.
Lưu trữ hồ sơ kế toán không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là tấm khiên pháp lý bảo vệ doanh nghiệp trước mọi rủi ro thuế và tranh chấp.
Hiểu đúng thời hạn lưu trữ – 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn – giúp doanh nghiệp tránh phạt thuế, tránh bị loại chi phí, dễ dàng chứng minh số liệu khi bị kiểm tra và việc vận hành chuyên nghiệp và minh bạch hơn
Nếu doanh nghiệp nhỏ, thiếu nhân sự kế toán hoặc không có quy trình lưu trữ bài bản, hãy liên hệ đơn vị kế toán chuyên nghiệp để được thiết lập hệ thống lưu trữ chuẩn theo luật, tránh rủi ro về sau.